เมื่อโลกเดินทางเข้าสู่ยุคการสื่อสารแบบดิจิตอล จึงทำให้“อีเมล์”ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในเชิงพาณิชย์ แม้ว่าจะมีแอพพลิเคชั่นต่างๆที่สามารถส่งข้อความได้โดยตรง,วิดีโอคอล ตลอดจนแพตฟอร์มที่เป็นเครื่องมือประกอบใช้ในกิจการ ซึ่ง “อีเมล์” คือหนึ่งในเครื่องมือเหล่านั้น

ผู้ประกอบการหลายรายใช้อีเมล์ในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า,พาร์ทเนอร์ และเพื่อนร่วมทีม ทว่าในบางครั้งอาจจะมีการใช้ อีเมล์ผิดวัตถุประสงค์ ดังนั้น หากต้องการใช้อีเมล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณไม่ควรทำ 5 สิ่งเหล่านี้

1.ไม่ควรใช้อีเมล์สนทนาแบบเร่งด่วน

เครื่องมือบางชนิดถูกออกแบบมาเพื่อเหมาะสำหรับการสื่อสารบางอย่าง ซึ่งอีเมล์คือหนึ่งในเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกให้กับทุกคนในการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน อย่างไรก็ตาม หากคุณมีงานที่ต้องติดต่อกับลูกค้าแบบเร่งด่วน ณ ขณะนั้น ขอแนะนำว่าไม่ควรส่งข้อความหรือการสนทนาแบบเร่งด่วนผ่านอีเมล์ แต่ควรหันไปใช้เครื่องมืออย่างอื่นที่สามารถส่งข้อความถึงได้โดยตรง เพราะอีเมล์เหมาะสำหรับการสนทนาแบบไม่ Real time หรือการสนทนาที่ต้องมีการอ้างอิงข้อมูล

2.ไม่ควรตั้งชื่ออีเมล์เรื่อยเปื่อย

การตั้งชื่ออีเมล์ คุณควรระบุชื่อจริงลงไปเลยเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตนเองเวลาติดต่อกับลูกค้า ทางที่ดีบริษัทควรจัดทำอีเมล์ของพนักงานในแต่ละคนขึ้นมาเลย ด้วยการขึ้นต้นด้วยชื่อพนักงานและลงท้ายด้วย@ชื่อบริษัท เช่น name@companyname.com เป็นต้น ซึ่งจะทำให้องค์กรของคุณมีวิธีการดำเนินงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

3.ไม่ควรถามเยอะเกินไป

วัตถุประสงค์ของการใช้อีเมล์คือ การอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ ลดการเจอหน้าในห้องประชุม ด้วยการใช้อีเมล์เป็นบทสนทนาแทน อย่างไรก็ตามในการส่งอีเมล์ติดต่อลูกค้าในแต่ละครั้ง คุณควรคาดหวังจากคำร้องขอที่ส่งผ่านอีเมล์ โดยมีเนื้อหาที่ตรงประเด็น ไม่เยิ่นเย้อ หรือมีความต้องการร้องขอมากเกินไป เพราะอะไรที่ขอมากเกินไปจากลูกค้า ส่วนใหญ่มักจะได้รับคำตอบด้วยการถูกปฏิเสธ

4.ไม่ควรปล่อยอีเมล์ให้มีจำนวนเยอะเกินไป

การปล่อยให้อีเมล์มีจำนวนมากจนเกินไปจะสร้างความสับสนให้กับตัวของคุณเอง เมื่อถึงเวลาต้องค้นหา ดังนั้น คุณควรจัดระเบียบอีเมล์ตามกลุ่มลูกค้าให้เรียบร้อย หรือไม่บางอีเมล์ที่มีการจัดเก็บไว้นานหรือเห็นว่าไม่ได้ใช้ต่อไปในอนาคตแล้ว ก็ควรลบทิ้งไป

5.ไม่ควรทิ้งระยะเวลาตอบลูกค้านาน

ทันทีที่คุณเห็นอีเมล์ใน Inbox ที่ลูกค้าส่งกลับมา คุณควรตอบกลับทันที ไม่ควรปล่อยเวลาให้เนิ่นนาน เพราะบางทีคุณอาจจะลืม แล้วไม่ได้ตอบอีเมล์ในที่สุด ทำให้นำความเสียหามาสู่องค์กรและตัวคุณเองได้

การติดต่อโดยใช้อีเมล์ทำการสื่อสารถือเป็นเรื่องที่ควรให้ความสำคัญ อย่าละเลย หากคุณรู้ขอบเขต หน้าที่ ก็ย่อมส่งผลดีในด้านความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับลูกค้า รักษาลูกค้าให้อยู่กับคุณได้นานอย่างแน่นอน

ที่มา : http://www.smartsme.tv